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敏捷工作法:让计划赶上变化

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不要把时间浪费在努力工作中

丰田汽车曾经总结出生产线上的七大浪费,它们是:

“过度生产、质量返工、库存过高、没用的搬运、多余的动作、不增值的工艺,以及没必要的等待”。

丰田说的是“生产线上的浪费”。其实,我们也在经历,工作过程中的时间浪费。

第一种,就是“完美主义”。

除了一些军工、航天、医疗等等高精行业,需要0误差。对于普通的职场人,完美,是不可能,也是没必要的。

一旦你真的“完美”了一次,就相当于提升了周围所有人对你的期待。而你下一次只要稍微差那么一点,大家就会非常失望。

同时,完美是有代价的。你的时间、精力的投入,把一个只需要做到80分就可以的事情,做到了100分,看似你非常努力,但这种努力,可能是以牺牲七八件需要做到60分,而你完全没有时间去做的事情为代价的。

第二种,叫做“范围蔓延”。

用句俗话说,就是做了超出职责范围的事。尤其是当下属面对上级、乙方面对甲方客户的时候,非常容易发生讨好对方的情况。

于是不断让步,增加原本工作范围内没有,也没必要的工作量。这种让步,一旦走出了第一步,对方就习以为常了。

我刚参加工作那会儿,就是个典型的“范围蔓延”失控者。客户让我改PPT,没问题,改!客户觉得,应该帮他做一下市场调研,没问题,我来做!最后,我的老板有意见了,他对我说,你干脆搬到客户那去上班得了。

第三种,返工。

这情况特别让人沮丧。好不容易把一件事,从头到尾完成了,结果却不符合对方的要求。可能是之前没有沟通好,也可能是对方的想法变了。这就意味着,你之前做的大部分工作,都白费了时间。

上面这三种情况,我都称它为“把时间浪费在努力工作中”。要避免这些情况,你需要的是一套 “敏捷工作法”。

敏捷工作法,核心是一种不断迭代的工作方式。

它不提倡“一步到位”,它提倡不断调整、适应,逐步去达到目标。

举个例子,好比有两家餐厅,传统的那家餐厅,一口气把客人点的10道菜全部做完,然后一起上。这样的问题是,客人得饿着肚子等半天,而且,万一太咸或者太辣,没有任何调整的余地。

而“敏捷”餐厅的做法,是先上一道菜,给客人垫垫肚子,然后问问客人的反馈,然后再几道菜、几道菜地上完。

具体说,敏捷工作法包括两个要点: “最小可交付”和“持续迭代”。 当你面对一项任务的时候,“最小可交付”,就是那第一道菜。通过反馈,再“持续迭代”,也就是不断地把后面的菜陆续炒出来。



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建立“最小可交付”意识

掌握敏捷工作法,首先,你要建立交付意识。

这个时代是脑力工作的时代。你有多少投入,只有你自己知道。你可能在一项工作中投入了大量的精力和时间,但如果没有交付的动作,在旁人看来,你等于什么都没做。

我们可以把工作分为  “输入”、“处理”和“交付”  三个阶段。

比如,还是“筹备公司年会”这件事,你完成了员工意见收集、完成了三家备选酒店的信息收集等等,这些都属于“输入”和“处理”。并不是你完成了这些“输入”和“处理”,你的筹备工作就完成了,你需要从中整理出合适信息,变成你的提案。汇报给领导,这才属于“交付”。

记住,你的每一个“输入”和“处理”的动作,都是服务于“交付”的。

什么意思呢?

交付有两层含义, 一个是输出,一个是输出的对象。

你在搜集和处理信息的时候,时刻要想着,你的汇报对象是谁,他希望看到的信息是哪些,以什么形式呈现,这样你的前期工作也会更有针对性。

那么,为什么要强调是“最小的”交付呢?

这是因为,计划不是一成不变的。我们常说计划赶不上变化,很多时候,就算是老板,也没有办法做到100%看准一个方向。

更多的时候,也许需求方自己也没真正想清楚到底要的是什么。如果只有看到你的最终产出时,他才意识到自己的需求是另外一个东西,然后推倒重来。那么,大家的时间就这么都浪费进去了。

所以,你就需要一个,在早期,就能够给需求方看的最初级的版本。它要 拿得出手,又不至于过于复杂。 也就是“最小可交付”的1.0版本,它可以帮助你确认最终的需求,避免你把时间投入到不必要的地方。

在计划交付节点的时候,我的建议是前紧后松。

假设一件事情,如果你有一个月的准备时间,我建议你第一周,交付两次你的方案,供对方进行反馈和调整,之后可以保持一周一次的交付节奏,这样也给自己留有余地。

所以,当你接到一个任务或项目的时候,我会建议你,第一步不是向对方承诺什么时候交出最终结果,而是承诺什么时间去完成第一次交付。

比如,当你接到领导派活时,更加敏捷的回答方式是“明天上午我就开始去准备,下班前给您一个初步反馈”,而不是“两周后给您最终方案”。

持续迭代,把背上的猴子扔出去

说完了“最小可交付”,接下来就是寻求对方的反馈,然后进行迭代。

迭代,通俗地说,就是一次比一次更好的“交付”。

这里给你反馈的,可以是你的老板,你的同事,也可能是你的客户。你把1.0版本交给他们,然后他们给你反馈,你再进行改进。把活不断地交付出去,就是我们可以同时处理多个任务的关键秘密。

活交出去,对方就需要开始进行吸收、反馈或者加工。这个时间,你就可以去安心地做下一个活。

这样的好处在于,一方面,你源源不断地有产出。和你合作的伙伴,也始终处于一个合理的忙碌状态。而不是所有人在等你的时间,万一你憋了半天,出来的东西不是他们想要的,整体效率就会被你拖累。

另一方面,每一次你都是“刚好就好”,你的时间没有被浪费。

一个形象的比喻就是:

一个一个的任务,就好比不断扔到你背上的猴子。聪明的工作者,之所以可以完成更多的事情,不会被累垮,秘密就在于,他总是能够在接一只新猴子的时候,把背上的另一只猴子扔出去。他的背上,始终只能有一只猴子,否则早就被压垮了。

另外,当同时面对多个项目的时候,我有一个心得:

重要的事情多迭代,紧急的事情先迭代。

比如,一个月后,你要出席一个公司级的重要活动并做一个演讲;两天之后,你要给部门内部员工做一次培训。重要性上,当然是公司级的活动大于部门内的培训。紧急度上,却恰好反过来。不管你先做哪个,心里总会惦记着另外一个。

根据重要的事情多迭代,紧急的事情先迭代的原则,你可以先把最急的内部培训材料,做出一个1.0版本,发出去听听其他人对这个版本的反馈。

然后把这事放一边,开始全力把公司演讲做出1.0版本。因为毕竟还有一个月的时间,接下来你可以根据领导的反馈,慢慢迭代到3.0甚至是10.0。

部门的培训,最终也许只迭代到2.0版本,但因为没有那么重要,2.0已经足够了。

需要强调的是,敏捷工作法,不主张“同时做多件事”。

我认为对大部分普通人来说,在小块时间里同时进行多个任务是不可能的。正如我之前一直和你强调的一样,人的大脑是有内存容量的。

同时处理多件事,就好比你的电脑,同时开了五个网页、六个PPT、七个Word,你的电脑运行速度肯定快不起来。

虽然敏捷的结果,看起来是多个项目在同时推进,但其实你是把不同项目的不同版本,不断地交付出去,手里仍然始终只留一个任务。

总结一下,这一讲我和你分享了,不要把时间浪费在努力工作中,避开三个时间陷阱。它们分别是:

完美主义、范围蔓延和返工。

我还和你分享了 敏捷的工作方法, 帮助你建立起交付意识,同时持续迭代。


作者:huchao
未来永远在它该来的路上,能够把握的只是此时此刻——万折必东
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